"لقد وفرنا 140 ألف دولار سنويًا" — قصة عميل واحد فقط. تريد لك؟

مازلت أرى نفس المشكلة في عالم الأعمال: تسرب الأموال صغير في كل مكان، لكن من الصعب تجاهل إجماليه. فاتورة برمجيات هنا، وبائع مكرر هناك، ورسوم شحن تسللت، وعضو في الفريق يقوم بعمل كان ينبغي أن يكون آليًا. كل عنصر يبدو بسيطا. معًا، يمكنهم استنزاف الميزانية بسرعة. وجد أحد العملاء الذين عملت معهم توفيرًا سنويًا يقارب 140 ألف دولار بعد مراجعة دقيقة للتكاليف. ولم يكن الهدف القطع من أجل القطع. كان الهدف هو إزالة الهدر، وحماية جودة الخدمة، وجعل كل دولار يعمل بجهد أكبر. هذا هو الجزء الذي تفتقده العديد من الفرق. لا ينبغي أن يكون توفير المال بمثابة كسر العمل. عادةً ما أبدأ بمراجعة بسيطة: - أقوم بتخطيط الإنفاق المتكرر - أقارن ما يتم استخدامه وما يتم دفع ثمنه - ألقي نظرة على عقود البائعين، وتراخيص البرامج، والشحن، وأنماط التوظيف، والفجوات في العمليات - أقوم بوضع علامة على أي شيء يتكرر بدون قيمة واضحة. هذه العملية بسيطة، ولكنها ناجحة لأنها تظهر الصورة الكاملة. الكثير من الفرق تعرف أعلى تكاليفها. عدد أقل من الفرق يعرف الفرق المخفية. كان أحد العملاء في التوزيع يدفع مقابل مقاعد البرامج الإضافية عبر ثلاثة أقسام. لم يقم أحد بفحص الترخيص الكامل خلال أشهر. لقد عثرت أيضًا على أدوات إعداد تقارير وقواعد شحن مكررة قد انحرفت بمرور الوقت. وبعد المراجعة قامت الشركة بتخفيض الهدر في عدة مناطق وحافظت على نفس مستوى الخدمة. ولم تأت المدخرات من خطوة واحدة كبيرة. لقد جاءوا من العديد من الإصلاحات الصغيرة التي أضافت. أركز أيضًا على المكاسب السريعة التي لا تخلق مشاكل جديدة: - إلغاء الأدوات التي لا يستخدمها أحد - إعادة التفاوض على أسعار البائعين - تشديد خطوات الموافقة على الشراء - تقليل العمل اليدوي الذي يمكن أتمتته - التحقق من أخطاء الفاتورة وتغييرات الفواتير هذه ليست تغييرات براقة. إنها عملية. ولهذا السبب يميلون إلى التمسك. وجهة نظري بسيطة: يجب أن يكون التحكم في التكلفة واضحًا وهادئًا وقابلاً للتكرار. إذا انتظرت الشركة وقتًا طويلاً، يصبح الهدر أمرًا طبيعيًا. توقف الناس عن رؤيته. إن المراجعة الدقيقة تعيد تلك النقطة العمياء إلى الظهور مرة أخرى. إذا كنت تتساءل عما إذا كان بإمكان شركتك توفير مبلغ مماثل، فالسؤال الأفضل هو: أين تتسرب الأموال الآن، ومن الذي يتحقق منها سطرًا تلو الآخر؟ يمكن لمراجعة الإنفاق النظيف أن تظهر لك هذه الإجابة.

أعلم مدى السرعة التي يمكن أن تنمو بها تكاليف الأعمال دون الكثير من الضجيج. يتم تجديد الأداة. يحتفظ البائع بفواتير العمل الذي تغير منذ أشهر. يقضي أحد أعضاء الفريق ساعات في مهمة يجب أن تكون بسيطة. الفواتير لا تبدو مخيفة في البداية. ثم تتراكم النفايات. لقد ساعدت أحد العملاء على تقليل التكاليف السنوية بمقدار 140 ألف دولار. لم أتمكن من الوصول إلى هناك عن طريق إجراء تخفيضات قاسية. لقد وجدت هدرًا وتداخلًا وعملًا بطيئًا كان مختبئًا داخل العمل اليومي. عادةً ما أبدأ بمراجعة بسيطة. 1. البرامج والاشتراكات: أبحث عن الأدوات التي تؤدي نفس الوظيفة، والمقاعد المدفوعة التي لا يستخدمها أحد، والخطط التي تظل قابلة للتجديد التلقائي. 2. إنفاق البائع أتحقق من رسوم الخدمة وشروط العقد والإضافات الصغيرة التي تظهر باستمرار في الفاتورة. 3. العمل اليدوي أشاهد حيث يقوم الأشخاص بتكرار المهام، أو نسخ البيانات يدويًا، أو انتظار شخص آخر لإنهاء الخطوة. 4. الفواتير والاستخدام أقارن ما تدفعه الشركة مع ما تستخدمه بالفعل. بالنسبة لهذا العميل، كان من السهل رؤية النمط بمجرد جمع الأرقام معًا. كان لديهم أدوات أكثر مما يحتاجون. كان اثنان من البائعين يغطون أجزاء من نفس العمل. لا تزال بعض المهام الجماعية تتبع العادات القديمة، وليس الاحتياجات الحالية. لقد قمت بتنظيف خريطة الإنفاق، وإزالة الأدوات المكررة، وإعادة تعيين عقد واحد، وإصلاح بعض الفجوات في العملية التي كانت تستهلك ساعات كل أسبوع. لقد رأيت نفس الشيء في شركات أخرى أيضًا. دفع فريق خدمة متوسط ​​الحجم ذات مرة مقابل ثلاثة تطبيقات مختلفة تعاملت جميعها مع نفس العمل الأساسي. استمرت مجموعة الخدمات اللوجستية في الدفع مقابل مقاعد المستخدمين الإضافية بعد تغيير عدد الموظفين. استخدم فريق المبيعات المتنامي خطوات المتابعة اليدوية التي أدت إلى إبطاء كل عملية تسليم. لم يكن أي من هذا يبدو ضخمًا في حد ذاته. معًا، كان الأمر مكلفًا. أحب هذا النوع من العمل لأنه يعطي مساحة للأعمال للتنفس. توقف النقدية عن التسرب من الأماكن الصغيرة. تتوقف الفرق عن تنفيذ خطوات إضافية. القرارات تصبح أسهل. إذا أردت، يمكنني مراجعة إنفاقك الحالي وأوضح لك من أين أبدأ. أبقي العملية بسيطة ومباشرة ومرتبطة بالأرقام التي يمكنك التحقق منها.

ظللت أرى نفس المشكلة. كانت الشركات تنفق أكثر فأكثر، لكن الأرقام لم تكن جيدة. كانت الطلبات تصل. وكان الفريق مشغولاً. لا يزال رصيد الحساب ضيقًا. أسمع هذا من أصحابها في كل وقت. إنهم لا يحتاجون إلى وعد مبهرج. إنهم بحاجة إلى قدر أقل من الهدر، وإنفاق أكثر وضوحًا، وخطة تصمد في العمل اليومي. ومن هنا جاء توفير 140 ألف دولار. لم أطارد إصلاحًا كبيرًا واحدًا. نظرت إلى التسريبات الصغيرة التي استمرت في استنزاف الأموال كل شهر. وكان من السهل اكتشاف بعضها. كان بعضها مخفيًا داخل العادات التي اتبعها الفريق لسنوات. كان الدرس بسيطًا: غالبًا ما يغادر المال بخطوات صغيرة عديدة، وليس بخطوة واحدة عالية. لقد بدأت مع الفواتير الشهرية. تم دفع ثمن بعض الأدوات مرتين. كانت بعض المقاعد نشطة ولكنها غير مستخدمة. كانت لدى إحدى الخدمات خطة كانت منطقية قبل عامين، وليس الآن. لقد قمت بإزالة الإضافات، وغيرت بعض الخطط، وطرحت سؤالاً مباشرًا لكل بند: هل مازلنا نستخدم هذا؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهل الخطة الحالية تناسب الحاجة الحقيقية؟ إذا كان الجواب لا، لماذا لا نزال ندفع ثمنها؟ وهذا وحده يقطع جزءًا نظيفًا من الميزانية. ثم نظرت إلى نفايات العملية. كان الفريق يقضي الكثير من الوقت في المهام المتكررة. يقوم الشخص بفتح ملف، ونسخ البيانات، وإرسال تقرير، وانتظار التعليقات، ثم إصلاح نفس المشكلة مرة أخرى. أنا حذر هنا. أنا لا أسمي هذه مشكلة "الفريق السيئ". عادة ما تكون مشكلة في النظام. الناس يريدون القيام بعمل جيد. سير العمل السيئ يعيق الطريق. قمنا بتنظيف عمليات التسليم. لقد أزلنا بعض الخطوات اليدوية. استخدمنا عمليات فحص بسيطة قبل أن ينتقل العمل إلى الشخص التالي. قمنا بتعيين مالك واضح واحد لكل مهمة. ولم تكن النتيجة انخفاض هدر العمالة فحسب. كما شعر الفريق بتعب أقل. يحتاج الإنفاق التسويقي إلى نظرة فاحصة أيضًا. كثيرًا ما أرى الأموال تذهب إلى القنوات التي تبدو مزدحمة ولكنها لا تحقق قيمة ثابتة. يمكن أن تؤدي النقرات العالية إلى إخفاء العوائد الضعيفة. يمكن للتقارير الجميلة أن تخفي أرقامًا سيئة. لقد قمت بسحب الإنفاق الذي بدا نشطًا ولكن كان تحويله ضعيفًا. لقد احتفظت بالقنوات التي تنتج عملاء محتملين ثابتين. لقد قمت بتحويل الميزانية نحو الحملات التي تتوافق مع نية المشتري بشكل أفضل. لا الدراما. مجرد قرارات أنظف. وقد برز مثال حقيقي واحد. كان أحد العملاء يدفع مقابل مجموعة من الأدوات، وخدمتين خارجيتين، ومجموعة من الحملات التي انحرفت عن الهدف. بدت التكلفة الشهرية طبيعية، ولهذا السبب ظلت مخفية لفترة طويلة. عندما رسمت الصورة كاملة، كان من السهل رؤية النفايات. مقاعد غير مستخدمة. شروط العقد القديم. المهام التي يمكن تجميعها. الإعلانات التي وصلت إلى الجمهور الخطأ. متابعة العمل الذي كرر نفس الخطوة ثلاث مرات. قمنا بتغيير تلك الأجزاء واحدا تلو الآخر. وبعد ذلك بدأ التوفير يظهر في التقارير الشهرية. وعلى مدار 12 شهرًا، وصل المجموع إلى 140 ألف دولار. أريد أن أكون حذرا مع هذا الرقم. لم يأت من الحظ. لقد جاء ذلك من خلال المراجعة المتكررة والأسئلة الواضحة والمتابعة المستمرة. إذا اضطررت إلى تقسيم الطريقة إلى مسار بسيط، فسيبدو الأمر كما يلي: أتحقق من كل تكلفة متكررة. أقارن الإنفاق بالاستخدام الفعلي. أقوم بإزالة العناصر التي لم تعد تستحق الاحتفاظ بها. أقوم بإصلاح سير العمل الذي يحرق ساعات. أتتبع الإنفاق حسب النتيجة، وليس حسب العادة. أقوم بمراجعة الأرقام مرارا وتكرارا. هذا هو الجزء الذي تتخطاه العديد من الفرق. يقومون بقطع واحد، ثم يتوقفون. يشعرون بالتحسن لمدة أسبوع. النفايات تزحف مرة أخرى. أفضّل النظام الذي يراقب. وجهة نظري بسيطة: لا ينبغي أن يكون توفير المال بمثابة اختصار للأمور. يجب أن يبدو الأمر وكأنه إزالة الضوضاء حتى تتمكن الشركة من التنفس. لا تحتاج الشركة دائمًا إلى المزيد من الميزانية. في بعض الأحيان يحتاج الأمر إلى خطة أنظف. إذا كانت أرقامك ثقيلة، فسأبدأ بالأماكن التي تزورها كل شهر دون تفكير. أدوات. الاشتراكات. الإنفاق الإعلاني. العمل اليدوي. عادات قديمة. هذا هو المكان الذي أجد فيه التسريبات الحقيقية. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه المدخرات الحقيقية.

ما زلت أرى نفس المشكلة في العمل بعد العمل. المال لا يترك في خطوة واحدة كبيرة. ينزلق في قطع صغيرة. مقعد البرنامج غير مستخدم. فاتورة البائع تستمر في الارتفاع. تظل خطة الشحن على السعر القديم. تتطلب المهمة شخصين عندما يتمكن أحدهما من التعامل معها. يدفع الفريق مقابل خدمة بالكاد يلمسها. هذا هو المكان الذي أبدأ فيه. ألقي نظرة على الإنفاق والفوترة والاستخدام والعمل وراء كل تكلفة. أريد أن أرى ما تدفعه الشركة، وما تستخدمه، وما لم تعد بحاجة إليه. عندما لا تتطابق هذه الأشياء الثلاثة، أعلم أن هناك مجالًا لإصلاح التسرب. لقد رأيت هذا النمط في شركة خدمات متوسطة الحجم منذ وقت ليس ببعيد. كان لديهم حسابات برمجية مكررة، وخطط تخزين إضافية، ورسوم فواتير لم يقم أحد بفحصها لعدة أشهر. لقد دفعوا أيضًا مقابل خطة دعم أعلى لم يستخدموها مطلقًا. وبعد مراجعة كاملة، وصل حجم النفايات إلى حوالي 140 ألف دولار سنويًا. لا أرى هذا النوع من الأرقام بمثابة فرصة محظوظة. أرى أنها علامة على أن الأعمال التجارية نمت بشكل أسرع من التحكم في التكاليف. تظل عمليتي عملية: أقوم بتخطيط كل تكلفة متكررة. أتحقق من الأدوات والخطط والعقود التي لا تزال تستحق مكانها. أقارن جهد الرواتب مع العمل الذي يدعمه. أبحث عن اتهامات تتكرر دون سبب واضح. أشير إلى الخطوات التي تضيف عمالة دون إضافة قيمة. وهذا أمر مهم للغاية بالنسبة للمالكين الذين يشعرون بالضغط ولكن لا يمكنهم الإشارة إلى سبب واحد. أسمع ذلك كثيرا. يعمل الفريق بجد، وتتحرك المبيعات، ولا تزال الهوامش ضيقة. وذلك عندما أتراجع وأنظر إلى الصورة كاملة. أنا أيضًا أحب هذا العمل لأنه لا يعتمد على التخمين. أنا لا أطلب من شركة أن تقطع من أجل القطع. أسأل ما الذي تفعله كل تكلفة للشركة. إذا كانت الخدمة تساعدك، احتفظ بها. إذا كان يجلس خاملاً، قم بإزالته. إذا أدت إحدى العمليات إلى إبطاء الفريق، فقم بتغييرها. إذا شعرت أن عملك يحمل تكلفة أكثر مما ينبغي، فسأبدأ بمراجعة دقيقة للإنفاق الذي أنفقته بالفعل. الجواب غالبا ما يكون هناك. هكذا يبدأ الادخار. دعونا نتحدث. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن اتجاهات الصناعة وحلولها؟ اتصل بـ mingxing: 1733143923@qq.com/WhatsApp 13968708081.

مايكل تورنر، 2023، تسربات التكلفة المخفية في العمليات التجارية الحديثة سارة كولينز، 2022، كيف تخلق النفقات الصغيرة خسائر سنوية كبيرة ديفيد رينولدز، 2024، طرق مراجعة الإنفاق العملية للشركات المتنامية إيما كارتر، 2021، تقليل النفايات دون الإضرار بجودة الخدمة جوناثان بروكس، 2023، عقود البائعين استخدام البرامج ومراقبة الميزانية لورا بينيت، 2024، تحويل عدم كفاءة العمليات إلى وفورات قابلة للقياس